04 נוב כתיבת תכנית עבודה

תכנית עבודה היא הזדמנות לקחת פסק זמן להתבונן ולתכנן את השנה. זו הזדמנות לעשות סדר.

זו הזדמנות להתחדשות בחשיבה, בגישה, בתכנון ולבסוף במעשה.

ערכה של תכנית העבודה הוא בקידום מטרות 'חשובות' יותר מ'דחופות'.

היא מייצרת אפשרות לעבור מרצון לביצועים בשטח ומהווה בסיס לניהול שוטף.

להלן עצות לכתיבה נכונה של תכנית עבודה:

1. על מה חושבים? – בטרם ניגשים לכתיבת תכנית העבודה לשנה הבאה, השקיעו זמן בהתבוננות.

• התבוננו אחורה על השנה האחרונה וחשבו מה נעשה מתוך תכנית העבודה הקודמת? מה היה טוב ומה פחות טוב? השתדלו לא להיות שיפוטיים אלא רק להתבונן.
• התבוננו פנימה – איפה היחידה נמצאת היום? מהן החוזקות והחולשות? מה צריך לשפר ואיפה להערכתכם צריכה להיות קפיצת המדרגה?
• התבוננו החוצה – מה קורה בסביבה? מהם הצרכים והפעילויות של הלקוחות? מה היה ומה יהיה מסביב וכיצד זה משפיע? מה להערכתכם צופן העתיד? מגמות בסביבה לאור נתונים ולאור הבנות מהשנה החולפת.

2. על מה חולמים? – "הדמיון הוא תנאי הכרחי לראות בעוד מועד את המציאות.. ותפקידה של התוכנית הוא להביא את המציאות אל הדמיון". תארו לעצמכם תסריט או תמונה אופטימאלית של תפקוד ופעילות היחידה שלכם בעוד שנה מהיום. כיצד אתם רואים אותה? מה מאפיין אותה? במה התמונה שונה מהיום?

3. מה כותבים? – התמונה העתידית מסייעת בניסוח המטרות לשנה הקרובה – הגדירו מה קריטי? מה בליבה וצריך לטפל בו פנימה והחוצה? המטרות צריכות להיות:

• מחוברות להגדרת התפקיד שלכם ולתחומי האחריות שלכם בארגון.
• שאפתניות אך ריאליות
• כאלו שמעוררות עניין ואף התלהבות! שלבו רוח במטרות. מטרות בלי רוח קשה לדחוף קדימה.
• מטרות ראויות ורצויות
• חשיבה על המטרות הרלוונטיות ביותר לשנה הקרובה

4. מה מנסחים? – מתוך המטרות מנסחים יעדים. המטרה יכולה להיות רחבה. יעד הוא יותר ספציפי ומדויק. למשל, עליה בשביעות הרצון בקרב לקוחות היחידה ב-60%. מאפייני היעדים:

• ספציפי – יעד הוא לא פרויקט, אלא תוצאה ספציפית מוגדרת בטווח זמן.
• מדיד – היעד צריך להיות מדיד ומוגדר בתוצאה.
• בר יישום אך מאתגר – ניתן לראות אם קרה או לא בסוף שנה.
• רלוונטי – כולל בדיקת המשאבים והאמצעים המאפשרים עמידה ביעד.
• תחום בזמן – החל ממתי משהו יקרה?

5. מהם מדדים? – קיימת חשיבות גבוהה לתהליך המדידה בהגדרת היעד. יש לוודא כי התהליך הוא סביר ואינהרנטי בעבודה ושהמאמץ להשקיע בו תואם לתפוקה המצופה. מדדים נפוצים בהצבת יעדים הינם: איכות, כמות, זמן ותקציב. יש להקפיד לשלב בין המדדים ולאזן ביניהם ולא להתמקד במדד אחד על חשבון האחרים.

6. איפה המשימות? – היעדים מהווים תוצאה, מצב רצוי כלשהו. לאחר שהגדרנו אותם. אנחנו עונים לשאלה – איך נגיע לשם? מה הבעיות בדרך ומהם הפתרונות? דרך זה אפשר יהיה לפרוט את הפרויקטים שצריך לקדם או המשימות שצריך לבצע .

• לכל יעד פורטים את כל מכלול הפעילויות (משימות) שצריך לעשות על מנת להשיגו.
• לכל יעד פורטים אילו משאבים נדרשים ובאיזו כמות.
• עורכים תעדוף והבחנה בין עיקר לטפל.
• מגדירים לוחות זמנים לכל פעילות.
• מגדירים מי אחראי על מה.

דוגמא לטבלת תכנית עבודה:

דגשים אחרונים:

1. שימו לב לטפל גם בפעילות בתוך היחידה וגם בפעילות מהיחידה החוצה.
2. מומלץ שהתכנית תהיה כלי עבודה- קבעו שגרה פעם ברבעון סטטוס תכנון מול ביצוע.
3. לא לבד- תכנית עבודה צריכה להיות מחוברת לרלוונטיים. שתפו את העמיתים והמנהל/ת.
4. שימו לב להיות ריאליים התכנית היא לשנה אחת ובתוכה יש בלת"מים ויש שוטף – לא לשכוח. עדיף שנצליח לעמוד בתכנית מאשר לייצר תכנית לא ריאלית.

בנייה ויישום מוצלחים!