עכשיו: חירום , חוסן ושגרה בעת מלחמה - מכון מעברים
2109
rtl,post-template-default,single,single-post,postid-2109,single-format-standard,bridge-core-3.1.5,unknown,wp-accessibility-helper,accessibility-contrast_mode_on,wah_fstype_zoom,accessibility-underline-setup,accessibility-location-right,qode-page-transition-enabled,ajax_fade,page_not_loaded,,hide_top_bar_on_mobile_header,qode-child-theme-ver-1.0.0,qode-theme-ver-30.3.1,qode-theme-bridge,qode_advanced_footer_responsive_1000,qode_header_in_grid,wpb-js-composer js-comp-ver-7.5,vc_responsive

עכשיו: חירום , חוסן ושגרה בעת מלחמה

ארגונים היום עוסקים בשלושה נושאי ליבה: חירום, חוסן וניהול שגרה בעת מלחמה.

עבור שלושת ערוצי פעולה אלו הכנתי מעין צ'ק ליסט שיאפשר לכם לבחון באיזו מידה נתתם מענה לכל הצרכים הקריטיים האלו –  להלן הרשימה לשימושכם:

  1. מצב חירום – המטרה: שמירה על הביטחון במלחמה בחזיתות השונות ובעורף.
  • דאגה פיזית לביטחונם של עובדים, מקבלי שירות, לקוחות, ספקים, מקבלי שירות וכיו"ב:
    • וידוא שאם תהיה אזעקה איפה שהם לא יהיו בארץ, יהיה להם זמן מספק על פי פיקוד העורף להגיע למקום בטוח ממ"ד / מקלט וכיו"ב.
    • וידוא שאם תהיה חדירת מחבלים לאתר הארגון יש מערך הגנה בטוח שימנע זאת בישוב הרלוונטי ובארגון.
  • צוות חירום שפועל באופן ייעודי למצב חירום ובונה תסריטים ותגובות רלוונטיים לאזור בו הארגון פועל ולמרחבים שהעובדים בהם עובדים ( חמ"ל ארגוני שמוביל את מערך החירום לכל תקופת המלחמה).
  • מערך טלפוני של הנהלה שמאפשר שיח בעת חירום שאינו סלולארי – לוודא שיש מערך של טלפון קווי וערוצי תקשורת שאינם רק סלולארי למקרי חירום ותרגול שלהם.
  • תשתית חירום להעברת מסרים ולחיבור מלא לשטח בעת חירום- העברה מהמטה כלפי מטה ומהשטח בכל מקום שהארגון יכול להיות בו כלפי מעלה.
  • חלוקת סמכויות חירומיות ברורות – צריכה להיות גמישות בעת צרה וצריך להיות ברור מה כללי הפעולה וההתנהלות בעת חירום.
  1. חוסן/ בניין הכוח – המטרה: תפקוד תקין של כל המערכות והאנשים בארגון

בחוסן הכוונה להתמודדות אפקטיבית ואדפטיבית עם אתגרים ואיומים ולכן נעשה כל שאפשר על מנת שגם המעגל הראשון של הנפגעים וגם מעגלים שניים ושלישיים בארגון שלנו יוכלו להגיע לתפקוד תקין עד כמה שניתן.

  • סדר וארגון – בהירות מה עושים? מי עושה? מתי? איך מתנהלים בתקופה הזו בארגון? תהליכי עבודה ברורים בהתנהלות השוטפת בעת מלחמה.
  • איתור צרכים וגיבוש מענים – תהליך מהיר של איתור צרכים של העובדים, המנהלים, השטח, מקבלי השירות, ספקים ולקוחות. ועיצוב מהיר של מענים רלוונטיים תוך כדי שכלול שלהם שיהיו עוגנים יציבים לאורך זמן.
  • מהירות תגובה- לבוא לשטח, לראות בעיניים, לא רק דיווחים והודעות, כדי שניתן יהיה להגיב מהר ובאופן רלוונטי ומדויק. להגיע גם לאזורי סיכון תוך שמירה על כללי הבטיחות. להפגין חיבור מלא לשטח ולצרכיו כולל מוכנות להתמודדות עם אתגרים מורכבים וקשים בשטח.
  • אימונים לחוסן – לאמן בטכניקות לחיזוק החוסן את העובדים והמנהלים. זו מיומנות שאפשר להתאמן עליה: גוף, מחשבה ורגש ( קיים פירוט בנפרד על כשירויות לחוסן ) .
  • מחוברות גבוהה- לשים לב לא להניע לפעולה או לדרוש משימות בנושאים לא רלוונטיים כרגע. לא לומר מסרים שמטשטשים או מפחיתים מהמציאות הקשה. להיות מחוברים לחוויה הרגשית ולקושי המעשי של כולנו ושל השטח בפרט.
  • מרחב לעשייה – לספק לכולם מרחב לעשייה: מחד לא להעמיס ולא לצפות להתגייסות יתר מלבד בתחומי ביטחון, חינוך, רווחה ובריאות, מאידך אנשים זקוקים להיות שותפים לעשייה לצורך החוסן שלהם, ולכן גם עובדים שכרגע לא נדרשים לעבודה לאתר עבורם משימות לסייע באזורים אחרים. ( לשים לב לא חייבים להתקשר כל יום להבטיח את שלום האנשים שלנו, להבטיח שההתערבות בשטח היא מותאמת צורך – לא פחות מדיי ולא יותר מדיי). העיקר הוא לא המילים אלא המעשים – לפעול, לראות פעילות בשטח ולא רק דיבורים.
  • מענה רגשי – יצירת מערך מענים רלוונטיים ראשית למעגל הראשון של הנפגעים מהאסון – לבוא לתמוך, לספק משאבים גם בהיבטים רגשיים, כלכליים וחברתיים על מנת לשמר חוסן ולהטעינו מחדש כל פעם. וגם מערך מענים רגשיים למעגל שני ושלישי. לשים לב להבחנות בין המעגלים על מנת להבטיח שהמענה רלוונטי ומותאם לצורך. מעקב ובקרה על איכות המענים.
  • מתן גב ומרחב ליוזמות להתנדבויות לסיוע ברוח הישראלית הטובה – לעודד, לפרגן ולהפיץ את מרחב היוזמות שנוצרו בארגון לסיוע במאמץ המלחמתי ולבחור במה הארגון לוקח חלק ומה לא. לייצר לגיטימיות להשקעת משאבים בהתנדבויות אלו.
  • טעינה מחדש- לתת מרחב לטעון מחדש את החוסן, מותר ליפול, לא להיות מסוגלים לפתע לקום בבוקר, לתת זמן להיטען מחדש עם הרבה חום ותמיכה ולדאוג לחזור לעבודה ולעשייה.
  1. חזרה לשגרה בעת מלחמה – המטרה: יכולת ניהול שגרה שוטפת
  • הגדרת סדרי עדיפויות מחדש:
    • יש משימות ופרויקטים מאד חשובים אבל ניתנים לדחייה כי אינם בסדר עדיפות גבוהה לאור המלחמה או שאין כרגע משאבים לספקים/ לקוחות לקדם אותם.
    • יש משימות ופרויקטים שדווקא בעת הזו קיבלו עדיפות גבוהה והם רלוונטיים ויכולים לסייע בהתמודדות עם המלחמה והשלכותיה ולכן נקדם אותם במלוא המרץ.
    • לאור המלחמה גם נוצרו משימות ופרויקטים חדשים שקשורים לחירום, לחוסן, למגוון תסריטים אפשריים או למאמץ המלחמתי שהארגון החליט לקדם ולהשקיע בו, ולכן נשלב גם משימות חדשות.

הכוונה:

  • המשכיות ברורה למשימות הקריטיות של הארגון – יצירת בהירות להמשכיות תוך שימת לב לכל עובד/ת מה היכולות בהקשר של מעגל ראשון , שני או שלישי, בהקשר של ילדים בבית, הורה במילואים וכיו"ב.
  • החלטה עניינית על הקפאה של משימות שכרגע אינן קריטיות וניתן לחכות איתן
  • פרואקטיביות וייזום משימות חדשות שהם רלוונטיות וחלק מהמאמץ המלחמתי
  • דיאלוג עם האנשים, שיח פתוח ואיכותי על המשמעות של שגרה, על הצורך להיות בשגרה לא כתפקיד של המנהלים וצרכים עסקיים של בעלי המניות אלא כחלק מכוחה ועוצמתה של מדינה לבסס שגרת חיים ולשמור על חוסן.
  • מתן מרחב חופשי למעגל הראשון לחזור בקצב שלו ובזמנים שלו תוך מתן תמיכה מלאה.

מערכות שרוצות לצאת ממשבר מחוזקות עליהן להיות ברמת אמינות גבוהה ביותר. פעילות אחראית ומסודרת בשלושת ערוצים אלו: חירום, חוסן ושגרת מלחמה יאפשרו למערכות התמודדות אפקטיבית עם המציאות הקשה ולמוביליה עמידה איתנה באחריות שעל כתפיכם.

בכל אחד מערוצי הפעולה על פי עיון מעמיק בצ'ק ליסט לעיל עליכם להכין:

  • מדיניות ונהלים ברורים בכל אחד מהערוצים
  • חלוקת תפקידים וסמכויות ברורה בין בעלי התפקידים – מי אחראי חירום, חוסן , ממ"דים, התנדבויות וכיו"ב. כולל גמישות בעת חירום.
  • תהליכי עבודה – מטה- שטח, שטח מטה להבטיח פעילות מסונכרנת ואחראית תוך מרחב לגמישות מלאה בשטח ליצירת מענה מהיר ומציל חיים בגוף ובנפש.

בהצלחה לכולם!

בהמשך לפניות רבות, למעוניינים/ות בהדרכה של שעה בזום להנהלה בתחום כולל התאמות לארגון ושיח דילמות – בשמחה!

אין תגובות

הוספת תגובה