כתיבת תכנית עבודה - מכון מעברים
613
rtl,post-template-default,single,single-post,postid-613,single-format-standard,unknown,wp-accessibility-helper,accessibility-contrast_mode_on,wah_fstype_rem,accessibility-underline-setup,accessibility-location-right,ajax_fade,page_not_loaded,,hide_top_bar_on_mobile_header,qode-child-theme-ver-1.0.0,qode-theme-ver-17.2,qode-theme-bridge,qode_advanced_footer_responsive_1000,qode_header_in_grid,wpb-js-composer js-comp-ver-5.6,vc_responsive

כתיבת תכנית עבודה

תכנית עבודה היא הזדמנות לקחת פסק זמן להתבונן ולתכנן את השנה. זו הזדמנות לעשות סדר.

זו הזדמנות להתחדשות בחשיבה, בגישה, בתכנון ולבסוף במעשה.

ערכה של תכנית העבודה הוא בקידום מטרות 'חשובות' יותר מ'דחופות'.

היא מייצרת אפשרות לעבור מרצון לביצועים בשטח ומהווה בסיס לניהול שוטף.

להלן עצות לכתיבה נכונה של תכנית עבודה:

  1. על מה חושבים? – בטרם ניגשים לכתיבת תכנית העבודה לשנה הבאה, השקיעו זמן בהתבוננות.
  • התבוננו אחורה על השנה האחרונה וחשבו מה נעשה מתוך תכנית העבודה? מה היה טוב ומה פחות טוב?.
  • התבוננו פנימה – איפה היחידה נמצאת היום? מהן החוזקות והחולשות? מה צריך לשפה ואיפה צריכה להיות קפיצת מדרגה?
  • התבוננו החוצה – מה קורה בסביבה? מהם הצרכים והפעילויות של הלקוחות? מה היה ומה יהיה מסביב וכיצד זה משפיע? מה להערכתכם צופן העתיד?
  1. על מה חולמים? – "הדמיון הוא תנאי הכרחי לראות בעוד מועד את המציאות.. ותפקידה של התכנית הוא להביא את המציאות אל הדמיון". תארו לעצמכם תסריט או תמונה אופטימאלית של תפקוד ופעילות היחידה בעוד שנה מהיום. כיצד אתם רואים אותה? מה מאפיין אותה? במה התמונה שונה מהיום?
  1. מה כותבים? – התמונה העתידית מסייעת בניסוח המטרות לשנה הקרובה – הגדירו מה קריטי? מה בליבה וצריך לטפל בו פנימה והחוצה? המטרות צריכות להיות:
  • המטרות מחוברות להגדרת התפקיד שלכם ולתחומי האחריות שלכם בארגון.
  • שאפתניות אך ריאליות
  • כאלו שמעוררות עניין עד התלהבות
  • מטרות ראויות ורצויות
  • חשיבה על המטרות הרלוונטיות ביותר לשנה הקרובה
  1. מה מנסחים? – מתוך המטרות מנסחים יעדים. המטרה יכולה להיות רחבה. יעד הוא יותר ספציפי ומדויק. למשל, עליה בשביעות הרצון בקרב לקוחות היחידה ב-60%. מאפייני היעדים:
  • ספציפי – יעד הוא לא פרויקט, אלא תוצאה ספציפית מוגדרת בטווח זמן.
  • מדיד – היעד צריך להיות מדיד ומוגדר בתוצאה.
  • בר יישום אך מאתגר – ניתן לראות אם קרה או לא בסוף שנה.
  • רלוונטי – כולל בדיקת המשאבים והאמצעים המאפשרים עמידה ביעד.
  • תחום בזמן – החל ממתי משהו יקרה?
  1. מהם מדדים? – קיימת חשיבות גבוהה לתהליך המדידה בהגדרת היעד. יש לוודא כי התהליך הוא סביר ואינהרנטי בעבודה ושהמאמץ להשקיע בו תואם לתפוקה המצופה. מדדים נפוצים בהצבת יעדים הינם: איכות, כמות, זמן ותקציב. יש להקפיד לשלב בין המדדים ולאזן ביניהם ולא להתמקד במדד אחד על חשבון האחרים.
  1. איפה המשימות? – היעדים מהווים תוצאה, מצב רצוי כלשהו. לאחר שהגדרנו אותם. אנחנו עונים לשאלה – איך נגיע לשם? מה הבעיות בדרך ומהם הפתרונות? דרך זה אפשר יהיה לפרוט את הפרויקטים שצריך לקדם או המשימות שצריך לבצע .
  • לכל יעד פורטים את כל מכלול הפעילויות (משימות) שצריך לעשות על מנת להשיגו.
  • לכל יעד פורטים אילו משאבים נדרשים ובאיזו כמות.
  • עורכים תעדוף והבחנה בין עיקר לטפל.
  • מגדירים לוחות זמנים לכל פעילות.
  • מגדירים מי אחראי על מה.

דוגמא לטבלת תכנית עבודה:

טבלת דוגמה לתכנית עבודה

 

דגשים אחרונים:

  1. שימו לב לטפל גם בפעילות בתוך היחידה וגם בפעילות מהיחידה החוצה.
  2. מומלץ שהתכנית תהיה כלי עבודה- קבעו שגרה פעם ברבעון סטטוס תכנון מול ביצוע.
  3. לא לבד- תכנית עבודה צריכה להיות מחוברת לרלוונטיים. שתפו את העמיתים והמנהל.
  4. שימו לב להיות ריאליים התכנית היא לשנה אחת ובתוכה יש בלת"מים ויש שוטף – לא לשכוח. עדיף שנצליח לעמוד בתכנית מאשר לייצר תכנית לא ריאלית.

בנייה ויישום מוצלח!

אין תגובות

הוספת תגובה

שינוי גודל גופנים
ניגודיות צבעים