טיפים לתכנית עבודה - מכון מעברים
616
rtl,post-template-default,single,single-post,postid-616,single-format-standard,unknown,wp-accessibility-helper,accessibility-contrast_mode_on,wah_fstype_rem,accessibility-underline-setup,accessibility-location-right,ajax_fade,page_not_loaded,,hide_top_bar_on_mobile_header,qode-child-theme-ver-1.0.0,qode-theme-ver-17.2,qode-theme-bridge,qode_advanced_footer_responsive_1000,qode_header_in_grid,wpb-js-composer js-comp-ver-5.6,vc_responsive
תכנית עבודה למתקדמים

טיפים לתכנית עבודה

כל שנה עושים תכנית עבודה. זו יכולה להיות חוויה של יצירה והשראה ולצד זה זו יכולה להיות חוויה מעיקה, מעמיסה וטכנוקרטית.. מה בכל זאת שומרים על הערך של בניית תכנית עבודה?

1. פיצוח הבעיה כמרכז הסיפור – אם כל פעם אנחנו ניגשים לבעיות באותה הדרך ורק עושים "More of the same" אז לא הצלחנו להשתמש בכלי של התכנון מספיק טוב. פיצוח נכון של האתגרים והבעיות חוסך אנרגיות מיותרות, בזבוז משאבים וטעויות בדרך. מומלץ מאד שבניית תכנית עבודה תעסוק בפיצוח דרכי הפעולה הנכונות לאור הבעיות והאתגרים. בעלי ניסיון בתכניות עבודה כבר יודעים להגדיר מטרות ויעדים ועכשיו הזמן להשקיע בפיצוח הדרכים להשיג אותם. הנטייה הטבעית היא לרשום את כל הפרויקטים והמשימות הנדרשות להשגת היעדים- מומלץ לחכות רגע ולחשוב מהי הבעיה? מהו באמת האתגר? ולנסות לפצח דרכים שונות, חדשות, אחרות להתמודד עם הבעיה / אתגר ורק אחר כך להתקדם לשלב הפרויקטים והמשימות.

2. חלוקת אנרגיות – 2-3 נושאים מרכזיים בלבד בכל שנה. תכנית עבודה שנתית עוסקת בריבוי נושאים חשובים ומוטיבציות להשיג הרבה דברים במהלך השנה. בפעמים הראשונות שמכינים תכנית עבודה צריך לתת משקל לכל ולראות את התמונה המלאה כדי לתעדף נכון ולהקצות משאבים באופן מותאם. זה חשוב גם בהמשך אבל כדי לא לפספס חשיבת עומק על הדברים ומיקוד מאמץ של הצוותים במהלך הכנת התכנית. מומלץ למנוסים בשיטה להגדיר בכל שנה במה מתמקדים יותר הפעם: תשתיות פנימה ? מכירות? שירות? תפעול? יחסים? מקצוענות? . מיקוד בנושא אינו מייתר את השאר אלא מחייב את כל המערכת להקדיש קצת יותר תשומת לב והבנה משותפת של העניין ושינוי הנושא בכל שנה שומר על מערכת האיזונים במסרים של היחידה/ הארגון.

3. תכלית יותר מהטכניקה – הדיון בתכנית עבודה יכול להיות על הטכניקה ויכול להיות על המהות. לחסרי ניסיון בשיטה לטכניקה יש חשיבות גבוהה – חוסר הבנה בניסוח מטרות עלול להטעות את כל תהליך התכנון לכיוונים לא נכונים. כמו כן חוסר הגדרת יעדים מדידים לא מאפשר לבחון את התכנית ולכן למתודולוגיה יש חשיבות. עם זאת, לבעלי ניסיון בתכנית עבודה המתודולוגיה ברורה וזורמת ואז מה נותר מהתכנית? התכלית!. שלב תכנית העבודה זה זמן מצוין דווקא להשקיע בתכלית של כל הענין, זמן לנהל ישיבות ודיונים על מהות, תוכן, חשיבה יותר רחבה, מערכתית, יכולת להציף קשיים ומורכבויות בלי להישפט אלא לצורך למידה לשנה הבאה, לשאול שאלות יסוד שמאפשרים קפיצת מדרגה אמיתית בתכניות עבודה.

4. עיסוק בשלב הבא: איך מנהלים את התכנית לאורך השנה? – אם בכל שנה אתם עושים תכנית עבודה ואף פעם בסוף לא קורה מה שתכננתם, אז כדאי השנה להקדיש זמן בתכנית עבודה לא רק על עצם התכנית, אלא גם על השאלה: מה עושים על מנת שנוכל לעמוד לפחות ב 70% מהתכנית? לתכנן איך מצליחים להיצמד לתכנית ולהבטיח שהיא רלוונטית לאורך השנה. חוסר עמידה בתכנית עבודה ברמה סבירה מייצרת ציניות ואדישות כלפי התכנית ותפיסה של עול בירוקרטי מעיק בלבד. התמודדות עם הציניות, הספקנות ולעיתים הזלזול בערך של התכנית יכול להיעשות על ידי השקעת אנרגיות בחיפוש הדרך הנכונה שתאפשר לתכנית להיות בעלת ערך ליוצריה וישימה לפחות בחלקה הגדול. לעיתים היא לא ישימה כי היא נעשית בנפרד או לצורך תיעוד בלבד או שכמות הבלת"מים גדולה מדיי. בכל מקרה היכולת להתמודד עם הפער הזה בין התכנית למציאות היא הזדמנות נפלאה לשדרוג משמעותי בכל המהלך הזה של הביצועים בפועל בסופו של דבר.

5. יחסים וממשקים – חיבור בין התכניות השונות. הרבה פעמים כבר יודעים להכין תכנית עבודה והשיטה מופנמת היטב. כולם עושים תכנית עבודה, נלחצים, עובדים שעות רבות ובסוף מגישים בזמן את התכנית. וזהו, חוזרים לעניינים. ואיש איש בדרכו ובשלו ואז במהלך השנה מתחילים סכסוכים בין יחידות על רקע תעדופים, חלוקת משאבים ופגיעה ביכולת אחד של השני לעמוד בדרישות ובציפיות. שלב תכנית העבודה יכול להיות מפתח טוב לפתרון. להשתמש בשלב התכנון ככלי לבחינת החיבורים בין היחידות/ הממשקים הרלוונטיים. זיהוי רמת התלות והחיבורים הנדרשים – כך שאני יודע מה האחר מצפה ממני כבר בשלב התכנית ויכול להתריע על סדרי עדיפויות. סנכרון מטרות/משימות וכיו"ב. הערך של זה גדול פי 2 – החוויה של התכנית הופכת מציאות של יחסי עבודה ומניעת משברים בטרם עת. התהליך מציף מראש מה הולך להיות לנו (לפחות פנימה בארגון) במהלך השנה מבחינת פערי ציפיות, עומסים בין ממשקים וכיו"ב.

6. עצירה – אם התכנית נעשית שוב כחלק מהעומס ופשוט מוסיפה עוד עומס על הקיים ואין בה חוויה של עצירה אז הפסדנו את החלק החשוב של הסיפור. נסו להשתמש בתכנית עבודה כבסיס לעצירה. הזדמנות רגע לחשוב ולהבין מה נכון יותר לעשות ומה פחות נכון, הזדמנות להקשיב קצת יותר ולא לרוץ לעוד משימות. אם נתעכב קצת יותר פעמים נגלה שאנחנו מעמיסים עוד ועוד ולא בהכרח משוכנעים שזה מבוסס על הבנה מה נכון לעשות. תכנית עבודה מזמנת עצירה במרוץ, אל תחששו ממנה, אלא תנו לה במה. דווקא המנוסים בתכניות עבודה יכולים מבחינה טכנית לעשות זאת בקלות ולכן זה הזמן להשקיע בדיאלוג על הדברים, בהבנות יותר מעמיקות ואיתן תבוא היצירתיות והחדשנות בתכנית ובכלל.

לכל שאלה, או עזרה שתרצו בתהליך אנחנו כאן!

בהצלחה!

לילך וצוות מעברים

אין תגובות

הוספת תגובה

שינוי גודל גופנים
ניגודיות צבעים